Magma topp logo Til forsiden Econa

Tore Bråthen er professor i forretningsjus ved Handelshøyskolen BI.

«Men hvordan kunne styret vite?»

Når det er aktuelt å holde styremedlemmene erstatningsansvarlige, blir det ofte spørsmål om hvordan styret kunne vite om forhold som styret formelt har ansvaret for. Aksjelovene har forskjellige regler som skal bidra til at styremedlemmene får informasjon. En god del informasjon skal gis automatisk. Men styremedlemmene kan også med loven i hånd kreve opplysninger om bestemte forhold.

av Tore Bråthen

Styremedlemmene skal for det første få informasjon i forbindelse med at selskapets daglige leder oppfyller sin plikt ifølge aksjelovene paragraf 6-15 til å gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Slik informasjon skal daglig leder gi uoppfordret. Om daglig leder forsømmer seg på dette punktet, må styret sørge for å påtale det og eventuelt foreta de nødvendige tiltak for at daglig leder skal oppfylle sin lovbestemte plikt.

LOVENS MINSTEKRAV

I aksjeselskaper må daglig leder gi underretning til styret minst hver tredje måned, mens den skal gis månedlig eller oftere i allmennaksjeselskaper. Selskapets vedtekter eller styret selv kan bestemme at dette skal gjøres oftere. Aksjelovene er ikke til hinder for at underretning gis hyppigere enn lovens minstekrav sier.

Aksjelovene stiller ikke nærmere krav til hvordan styret skal underrettes. Underretningen kan gis skriftlig eller i møte. Daglig leder kan imidlertid kreve å få gi underretningen i møte.

Lovforarbeidene understreker at kravene til underretningens innhold må avgjøres konkret ut fra selskapets størrelse, hva slags saker daglig leder har hatt til behandling siden forrige underretning, og hvor stor betydning disse sakene må anses å ha for vedkommende selskap. Underretningen kan basere seg på et perioderegnskap for rapporteringsperioden, men rapporteringsplikten er ikke knyttet direkte sammen med perioderegnskapene. Det dreier seg om mer enn regnskapsrapportering. Daglig leders rapporter skal bidra til at styret kan oppfylle sin plikt til å føre kontroll med at selskapet har en forsvarlig egenkapital, se nærmere om denne plikten i Magma nr. 5/2001 og nr. 6/2001. Dette innebærer blant annet at underretningen også må gi styret mulighet til å bedømme selskapets virksomhet med henblikk på omfang og risiko.

Styremedlemmene vil også få informasjon i forbindelse med at saker tas opp i styret. Saker som skal behandles i styret, skal forberedes av daglig leder i samråd med styrets leder. Det følger av aksjelovene paragraf 6-21 at daglig leder og styreleder har ansvar for at det blir utarbeidet et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for styresakene.

STYRELEDERS RETT OG PLIKT

Styrelederen er likevel ikke avhengig av daglig leders medvirkning for å kunne sette en sak på dagsorden. Det følger direkte av aksjelovene at styrelederen har rett og plikt til å sørge for behandling av aktuelle saker som hører under styret. Det betyr at styrelederen selv kan sette en sak på dagsorden fordi den etter hans eller hennes oppfatning er aktuell og hører under styret.

Også det enkelte styremedlem og daglig leder har rett til å kreve at styret behandler bestemte saker.

Selv om plikten til å utarbeide behandlingsgrunnlag for styrevedtakene påhviler daglig leder og styreleder, har de øvrige styremedlemmer et selvstendig ansvar for å påse at de har tilstrekkelig grunnlag for å kunne treffe beslutning.

Hva som skal regnes som tilfredsstillende behandlingsgrunnlag, slik at styret kan behandle saken, må avpasses etter sakens karakter, om styret må handle under tidspress mv. Ifølge lovforarbeidene må det vanligvis foreligge skriftlig dokumentasjon som gir styremedlemmene grunnlag for å sette seg inn i hva saken gjelder, og grunnlag for å gjøre seg opp en mening om den. Det må imidlertid være tilstrekkelig om sakspapirene sammen med en eventuell muntlig orientering til styremedlemmene gir grunnlag for å kunne avgjøre saken. I spesielle tilfeller, for eksempel hvis det er særlig viktig å bevare taushet omkring saken, må det godtas at det ikke utsendes noe skriftlig dokumentasjon.

Det er styret selv som tar stilling til om en sak er forberedt og fremlagt slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Hvis flertallet av styremedlemmene mener at saken ikke er tilstrekkelig forberedt og fremlagt, kan de motsette seg at saken realitetsbehandles, eller stemme ned forslaget. Hvis det derimot bare er ett enkelt styremedlem eller et mindretall av styremedlemmene som er av en slik oppfatning, kan de som utgangspunkt ikke motsette seg at saken blir behandlet av styret. Men styremedlemmet eller styremedlemmene kan stemme mot forslaget, og de kan kreve protokollert at saken etter deres oppfatning ikke er tilstrekkelig forberedt og fremlagt. Hva som er protokollert, kan være viktig hvis det senere blir spørsmål om styreansvar.

Et spesielt spørsmål er om daglig leder kan motsette seg at saken blir behandlet av styret fordi den ikke kan anses tilstrekkelig forberedt og fremlagt. Spørsmålet kan for eksempel oppstå hvis styrelederen bestemmer at en sak skal tas opp i styret uten at den på forhånd er satt opp på dagsorden, og uten at sakspapirer er utarbeidet. Selv om aksjelovene gir daglig leder rett og plikt til å delta i styrets behandling av en sak, har han eller hun neppe rett til å forhindre at styret treffer vedtak hvis styreflertallet ønsker at saken skal behandles. Men daglig leder kan kreve protokollert at saken etter hans eller hennes oppfatning ikke er tilstrekkelig forberedt og fremlagt.

TILGANG TIL ALLE OPPLYSNINGER

Styret eller styremedlemmene har også en langtrekkende rett til å kreve informasjon. Som selskapets øverste forvaltningsorgan skal styret i utgangspunkt ha tilgang til alle opplysninger.

For det første kan styret ifølge aksjelovene paragraf 6-15 til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Styrets myndighet følger her for så vidt allerede av at styret er overordnet daglig leder. Daglig leders redegjørelse kan gis i styremøte eller på annen måte som styret finner hensiktsmessig.

I tillegg kan hvert enkelt styremedlem kreve at daglig leder skal redegjøre nærmere for bestemte saker. Redegjørelsen skal i tilfelle gis for et samlet styre, slik at alle styremedlemmene får tilgang til samme informasjon.

For å kunne utføre sine oppgaver kan styret dessuten iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret kan foreta undersøkelsen selv eller overlate til andre å gjøre dette.

Også det enkelte styremedlem kan kreve at det foretas undersøkelser om forhold som det finner nødvendig å få belyst for å kunne utøve styrevervet. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis styremedlemmer som representerer majoriteten i selskapet, har tilgang på informasjon som andre styremedlemmer ikke har. Det enkelte styremedlem må fremme sitt krav overfor styret, som plikter å etterkomme det. Dette gjelder ifølge lovforarbeidene likevel ikke hvis det forholdet som ønskes undersøkt, åpenbart er uten interesse for styrevervet. Eller hvis kostnadene som er forbundet med undersøkelsene, vil stå i et klart misforhold til betydningen av de forhold som kan tenkes avdekket.

Det er styret som skal treffe en nærmere beslutning om hvordan undersøkelsen skal gjennomføres. I denne forbindelse må styreflertallet opptre lojalt i forhold til den retten som loven gir det enkelte styremedlem til å kreve iverksatt undersøkelser i forsvarlig omfang.

Resultatet av undersøkelsen må legges frem for det samlede styret, slik at samtlige styremedlemmer får tilgang til samme informasjon.


Econa er foreningen for høyt utdannede innen økonomi og administrasjon. Er du ikke medlem?
Sjekk medlemstilbudene og meld deg inn i dag.

© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS