Magma topp logo Til forsiden Econa

Nils Ole Bay er senioradvokat i Arntzen de Besche.

Ansattes stilling ved gransking

Både i private og offentlige virksomheter kan ansatte oppleve at eksterne personer engasjeres for å undersøke nærmere en eller flere hendelser som har funnet sted. Ofte vil ansatte oppfordres til å samarbeide med dem som skal gjennomføre undersøkelsene. Tema for artikkelen er en kortfattet gjennomgang av de viktigste rettighetene og pliktene man har i en slik situasjon.

Hva er en gransking?

De fleste virksomheter opplever fra tid til annen uønskede hendelser. Normalt håndteres slike ved at man internt undersøker hva som har skjedd, vurderer hva som bør gjøres, og gjennomfører dette. I enkelte tilfeller finner imidlertid virksomheter det nødvendig å engasjere utenforstående til å utføre undersøkelsene, eksempelvis fordi spesialkompetanse er nødvendig. Da tas det gjerne kontakt med aktuelle ressurspersoner man kjenner til eller har fått anbefalt. Det utarbeides også et mandat som beskriver hvilket faktum man ønsker å få undersøkt, hvilke vurderinger man ønsker at skal foretas, og hvilken en tidsfrist som gjelder for gjennomføringen av oppdraget.

Hensyn står mot hverandre

Formålet med undersøkelsene er å skaffe et mest mulig fullstendig og korrekt bilde av hva som har skjedd. Da vil også de etterfølgende vurderingene, f.eks forslag til systemforbedringer, vurdering av rettslig stilling i erstatningssak eller vurdering av grunnlaget for arbeidsrettslige reaksjoner mot involverte ansatte, bli best mulig. Dette tilsier i utgangspunktet at det bør være få begrensninger når utvalget gjør sine undersøkelser. Ofte vil imidlertid undersøkelsene samtidig innebære at det rettes et kritisk lys mot handlemåten til én eller flere ansatte i virksomheten. Hensynet til disse ansattes rettssikkerhet tilsier at det bør stilles krav til saksbehandlingen, og til hvilke undersøkelser som kan foretas.

Fragmentarisk regelverk

Ved undersøkelser som gjøres av faste ulykkeskommisjoner som f.eks Statens havarikommisjon for transport, har man regler for kommisjonens saksbehandling. Det finnes i dag ikke tilsvarende regelverk for utvalg som oppnevnes ad hoc for å undersøke enkeltsaker. Rettigheter og plikter til ansatte som har blitt berørt av slike granskninger blir derfor utledet av bestemmelser i blant annet arbeidsmiljøloven, tvisteloven, straffeprosessloven og forvaltningsloven. Bestemmelsene i disse lovene passer imidlertid ikke alltid godt til en granskingssituasjon. Resultatet har dermed blitt at rettssikkerheten til de berørte ansatte har blitt ivaretatt i ulik grad avhengig av hvordan det enkelte granskningsutvalg har utført sitt arbeid.

Betenkelighetene dette innebærer har man tatt konsekvensen av, og i mai 2009 leverte et offentlig utvalg forslag til ny lov som regulerer blant annet saksbehandlingen for undersøkelseskommisjoner som oppnevnes ad hoc av det offentlige (NOU 2009:9).

Hovedinnholdet i forslaget til ny lov

Lovforslaget understreker at granskingsutvalgene alltid må påse at saken opplyses så godt som mulig, og at all informasjon som innhentes må sikres forsvarlig.

Det foreslås videre at ansatte som berøres skal har rett til å la seg bistå av advokat på ethvert trinn av saken, og at utgiftene til slik bistand bør dekkes av arbeidsgiver dersom «særlige grunner» tilsier dette. Rett til kontradiksjon foreslås sikret ved at ansatte gis rett til innsyn i opplysninger av betydning for egne forhold hvis vedkommende ber om det og innsyn kan skje uten skade for utredningen. Videre vil ansatte få rett til å gi opplysninger til granskningsutvalget om forhold som berører ham, og imøtegå opplysninger gitt av andre av betydning for vurderingen av hans opptreden. Dette skal skje i rimelig tid før konklusjoner trekkes og rapporten avgis. Til sist foreslås det at berørte ansatte skal orienteres om utfallet av undersøkelsen for eget vedkommende før rapporten offentliggjøres.

Lovforslaget legger ellers opp til at granskningsutvalgene i stor utstrekning selv kan bestemme hvordan arbeidet legges opp, så lenge krav til innsyn, informasjon og kontradiksjon for de berørte ansatte ivaretas. Dette er ikke overraskende, i og med at variasjonen i hva som undersøkes kan være stor. Da er det også nødvendig at saksbehandlingen kan tilpasses den enkelte sak.

Man vurderte om det burde innføres lovbestemt plikt til å avgi forklaring til undersøkelseskommisjoner. Utvalget foreslo imidlertid ikke noen slik plikt, men viste samtidig til at ansatte kan ha forklaringsplikt som følge av den alminnelige lojalitetsplikt i arbeidsforhold 1.

Rettigheter ved granskinger i private virksomheter

Den nye loven gjelder ikke der en privat virksomhet engasjerer eksterne granskere. Det er forskjeller mellom offentlige og private virksomheter som gjør at ikke alle reglene i lovforslaget er overførbare til private virksomheter. Saksbehandlingsreglene loven gir anvisning på sikrer imidlertid at grunnleggende rettssikkerhetsprinsipper ivaretas. Disse reglene kan ha overføringsverdi. Ansatte i private virksomheter som kommer i en situasjon hvor det skal gjennomføres gransking på arbeidsplassen, bør derfor være oppmerksom på disse lovreglene og be om at saksbehandlingen legges opp slik at deres rettssikkerhet ivaretas på en forsvarlig måte.

Forklaringsplikt

Ofte vil granskningsutvalget ønske å ha samtaler med ansatte som kan gi informasjon om saksforholdet. I mange tilfeller ønsker også den ansatte å forklare seg for å få frem sine synspunkter og gi den faktainformasjon man mener er viktig. I enkelte tilfeller kan det imidlertid være slik at en ansatt ikke ønsker å forklare seg.

Det er helt på det rene at granskningsutvalget ikke har selvstendig myndighet til å pålegge en ansatt å forklare seg. Arbeidsgiver derimot kan pålegge egne ansatte å forklare seg om hvordan vedkommende har utført arbeidsoppgavene i en konkret situasjon. Dette gjelder selv om hun derved må forklare seg om forhold ved arbeidsutførelsen det i ettertid kan reises kritikk mot. Dette er lagt til grunn av både av Høyesterett 2, i juridisk litteratur, og i NOU 2009:9. Nekter den ansatte, kan det få konsekvenser for arbeidsforholdet. Arbeidsgiver kan nok også forlange at en ansatt forklarer til utvalget hva hun kjenner til om hvordan arbeidskolleger har utført sine oppgaver. Lojalitetsplikten til arbeidsgiver vil her normalt veie tyngre enn ubehaget ved eventuelt å måtte forklare seg ufordelaktig om en kollega.

Unntak fra forklaringsplikten kan først og fremst tenkes der mandatet for undersøkelsene omfatter avklaring av om det har funnet sted forhold som kan være straffbare. Verken arbeidsgiver eller de som utfører gransking kan gi garantere at protokoller eller lydbåndopptak fra forklaringer ikke senere tas i beslag av påtalemyndigheten og brukes som bevis i en eventuell straffesak. Dersom den ansatte blir mistenkt eller siktet av påtalemyndigheten, vil han verken ha plikt til å forklare seg for politiet eller for domstolen. Han kan bli stilt i en meget vanskelig situasjon dersom politiet i stedet fremlegger protokoller fra samtaler han har hatt med et granskningsutvalg på et tidligere tidspunkt.

Min erfaring er imidlertid at arbeidsgivere sjelden forsøker å tvinge gjennom forklaringer til granskningsutvalg om mulige straffbare forhold fra ansatte under trussel om arbeidsrettslige reaksjoner. I de aller fleste tilfeller vil den ansatte bli gjort oppmerksom på at å avgi forklaring er frivillig, og man blir spurt om man er villig til å forklare seg. Dersom man opplever at problemstillingen ikke tas opp av granskningsutvalget, bør man vurdere selv å ta det opp.

Gjennomgang av dokumenter

Både på kontorer, i fellesarealer og i arkiver vil det ofte befinne seg permer med skriftlig informasjon av ulikt slag. Dette vil normalt være virksomhetens eiendom, som virksomheten kan overlate til dem som har fått i oppdrag å foreta undersøkelser.

Mye informasjon vil imidlertid være lagret elektronisk. Gjennomgang av slikt materiale på PC stilt til den ansattes disposisjon eller knyttet til en ansatts område på virksomhetens server vil innebære kontrolltiltak som reguleres i arbeidsmiljøloven kap 9 og det vil innebære behandling av personopplysninger. For at slik gjennomgang skal være lovlig, må vilkårene i både arbeidsmiljøloven og personopplysningsloven være oppfylt.

Dersom granskningsutvalget gjennomgår elektronisk lagret informasjon, vil utvalget bli betraktet som databehandler. Det skal i så fall inngås en databehandlingsavtale mellom oppdragsgiver (arbeidsgiver) og granskningsutvalget. I denne avtalen skal det fremgå hvordan dataene vil bli behandlet, og hvordan man vil sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Mest praktisk er gjerne at granskerne ønsker å gjennomgå epostkassen til enkelte ansatte. Adgangen til dette reguleres i personopplysningsforskriften kapittel 9. Forskriften gir adgang til gjennomgang av ansattes epost i to ulike situasjon, hvorav den ene er klart mest aktuell i en granskningssituasjon. For rett til innsyn må det foreligger begrunnet mistanke om at den ansattes bruk av epostkassen innebærer grovt brudd på plikter i arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Vedkommende skal varsles om innsynet før det foretas. Selve varselet skal begrunne hvorfor man mener å ha slik konkret mistanke, og den ansatte har rett til å uttale seg før innsyn skjer. Så langt det er mulig har vedkommende også rett til å være til stede når gjennomgang av epostkassen finner sted.

  • 1: NOU 2009:9 s. 100
  • 2: Rt. 1965 s. 763

© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS