Magma topp logo Til forsiden Econa

Knut Riksen jr. er siviløkonom fra Siviløkonomutdanningen i Bodø. Han er sjefkonsulent i Accenture (tidligere Andersen Consulting) med åtte års erfaring fra prosjekter knyttet til økonomistyring i statlig og privat virksomhet. Han har hatt ulike gjesteforelesninger ved Høyskolen i Bodø (SiB) innenfor temaet økonomistyring og endringsprosesser. Leder for Norske Siviløkonomers Forening i Oslo (1998--2000).

eØkonomi: Den digitale økonomidirektøren

Den nye økonomiens knekk, som følge av overoptimistiske investeringer med manglende inntjening, har vist hvor viktig økonomidirektørens rolle er. Vedkommende står ikke bare overfor en utfordrende, men også spennende periode videre. Kreftene som har skapt den nye økonomien, har også gitt økonomisjefene mulighet til å påta seg nye lederroller og utnytte nye verktøy for å forbedre bedriftenes totalresultater.

Økonomidirektøren har tydeligvis ikke vært i en spesielt gunstig posisjon i e-handelens uberegnelige verden, der spillereglene tilsynelatende er blitt endret hele tiden. Her må økonomidirektører ikke bare forholde seg til eksterne krefter som endrer betingelsene og omdefinerer selve økonomifunksjonen, de må også forholde seg til interne krav om å levere mer relevante og mer verdiskapende tjenester raskere.

eØkonomi (eFinance):

  • Tilgjengeliggjøring av økonomifunksjonen gjennom webløsninger
  • Nøyaktige investeringsvurderinger av «e»-muligheter
  • Rask implementering av prinsipper for ny økonomi

Og selvfølgelig må de få gjort de daglige oppgavene sine også: Samtidig som bedriftene går gjennom omfattende endringer, må de økonomiansvarlige utføre de faste oppgavene like pliktoppfyllende og nøyaktig som vanlig.

Likevel er vi altså inne i en periode som på mange måter kan være svært gunstig for ledere av økonomifunksjonen.

ALLTID NYE FORBEDRINGER

Økonomidirektører måtte tidligere fokusere på bedriftens vekst på lang sikt og basere strategiene på tidligere ytelse og rene ytelsesmål. I dag har de også ansvar for å sørge for nyskapende modeller som skal kunne håndtere fluktuerende markedsandeler, nye inntekts- og utgiftsstrømmer og uforutsette ytelsesspørsmål.

Til tross for alt dette er det ett viktig område i økonomidirektørens jobb som ikke har endret seg. Jobben defineres fortsatt av tre sentrale økonomiaktiviteter:ledelse, beslutningsstøtte ogtransaksjonsbehandling. I dette arbeidet får dagens økonomidirektører hjelp fra webløsninger, som er effektive hjelpemidler for å håndtere utfordringene og utnytte mulighetene innenfor e-handelen.

LEDELSE

For økonomidirektøren handler ledelse om økonomisk forvaltning: det å ta beslutninger om investeringer og ytelsesstyring for å kunne oppnå økonomisk gevinst.

Men hvordan kan økonomidirektøren være like pliktoppfyllende og forsiktig i et e-miljø der tidligere ytelsesmål ikke lenger gjelder? Ingen ønsker å gå glipp av gode muligheter, og det er en reell fare for det hvis det ikke raskt nok etableres strategier innenfor den fartsfylte e-handelen.

En undersøkelse 1 har vist at bare 17 prosent av økonomidirektører og økonomisjefer føler at etablerte økonomiprosesser «på en effektiv måte» kan benyttes til å håndtere nye inntekts- og utgiftsstrømmer. Derfor er det viktig med en ny forståelse av hva ledelse innebærer, ikke bare for å maksimere verdien for bedriften, men også for å utvikle og evaluere nye e-handelsinitiativ.

Økonomidirektørene er selv i ferd med å omdefinere økonomifunksjonen -- hvordan fungerer den, hva er drivkreftene og målestokkene, og hvordan kan kompetansen best utnyttes?

Noen av de viktigste endringene skjer innenfor forvaltningsfunksjonen, spesieltlikviditetsstyringen. Ved hjelp av Internett kan for eksempel økonomiavdelingen automatisk rute tilgjengelige midler til lønnsomme investeringer og øke nøyaktigheten på kontantstrømprognosene. Webbaserte løsninger gjør det også mulig med en global håndtering av forvaltningsprosessen, noe som kan gi selskapene bedre kontroll og bedre revisjonsmuligheter i tillegg til at kommunikasjonen med andre finansinstitusjoner kan forbedres.

En webklargjort forvaltningsfunksjon har en rekke fordeler. Den gir bedre kontroll over kontanthåndteringen og etablerer en portal for håndtering av porteføljer, risikoelementer og finansprodukter. Den gir også enklere tilgang til bankinformasjon, og man får dessuten mulighet til å knytte kontantstrømprognoser til driftssystemene og budsjetterings- og planleggingsprosessene.

Et annet ansvarsområde der det skjer store endringer, er innenforinvesteringsvurderinger. I mer tradisjonelle virksomheter tar man beslutninger om investeringer hvert år. Innenfor e-handel er det nødvendig å ta slike avgjørelser hver måned eller enda oftere.

Resultatet er at økonomiledere må forflytte seg fra tradisjonelle analyser til vurderingsmodeller der de vurderer både eksisterende operasjoner og nye muligheter basert på eksisterende alternativer. Bruken av porteføljeadministrasjon blir mer og mer vanlig: Flere investeringsalternativer støttes i en kortere periode, slik at man finner ut om de faktisk er lønnsomme.

Når e-handelsinitiativ blir støttet, hjelperprogramstyringsfunksjoner dem raskt i gang, slik at de også hurtig kan levere resultater. Slike funksjoner gjør det enklere å styre og koordinere prosjekter i hele bedriften, og økonomidirektørene kan overvåke dem for å kontrollere at de har et bra forretningskonsept, en god ledelse, et klart definerte mål og relevante prioriteringer.

Risiko er selvfølgelig et annet viktig element i den nye økonomien, og e-handel vil helt sikkert også utfordre eksisterenderammeverk for intern kontroll ogteknikker for risikohåndtering. Vi snakker tross alt om et miljø der et populært amerikansk auksjonsnettsted tapte mellom tre og fem millioner dollar i gebyrer i løpet av én dag på grunn av en teknologirelatert stans. De senere tids konkurser i e-handelsbransjen har på ingen måte redusert behovet for risikohåndtering.

Bedrifter må avgjøre hvilke risikonivåer de kan akseptere. Skal man for eksempel også involvere tredjeparter, så snakker man om helt andre risikonivåer. Man må være nøye med å velge nye forretningspartnere. Tilgang til innsideinformasjon må begrenses til partnere man har et juridisk bindende forhold til. Kunnskapskapital og teknologi må også overvåkes nøye, og man må sørge for en stabil teknologi- og dataintegritet mellom de ulike forretningspartnerne.

Da en stor kjemisk bedrift nylig begynte å selge produktene sine på en B2B 2-markedsplass, hadde den kontrollrutiner som sikret at enkeltpersoner som utførte transaksjoner, hadde tillatelse fra egen bedrift til å gjøre det. Den kjemiske bedriften hadde også et system som kategoriserte de ulike bedriftene som handlet der, etter størrelse, antall år i bransjen og omdømme. Også ved salg til konsument (B2C) har en nytte av slik risikosjekk.

Telenor Mobil har eksempelvis gjennom sin webløsning hos forhandler direkte kredittvurdering av kjøper. De med tilfredsstillende kreditprofil får abonnementet umiddelbart, mens de med dårlig betalingshistorikk får avslag. Gjennom denne løsningen, som Telenor Mobil var tidlig ute med å etablere, har de kanskje sørget for å få de beste privatkundene og den laveste andelen abonnenter som går til inkasso.

BESLUTNINGSSTØTTE

I den nye økonomien er tiden man har tilgjengelig for beslutningsprosesser, blitt kraftig redusert. For økonomiavdelingen innebærer det en ny tilnærming til rapportering, analysering, planlegging og budsjettering. Økonomidirektører må nå forholde seg til en stadig mer kompleks matrise av funksjoner, fagområder og kanaler når de måler ytelse og tar beslutninger med hensyn til investeringer.

Som følge av de nye kravene innenfor e-økonomien er det ikke overraskende at bedrifter hele tiden forkorter planleggingssyklusene. Våre undersøkelser viser at bare 6--7 prosent av bedriftene gjennomgår e-handelsstrategien så sjelden som hvert kvartal eller årlig. Innen 2005 kommer mer enn halvparten av e-handelsinitiativene til å ha planleggingssykluser på under ett år.

Når økonomidirektører beveger seg bort fra historisk rapportering og over til sanntidsdata og kontinuerlige prognoser, begynner de å bruke nye, Internett-baserte informasjonsverktøy som hjelp til å ta avgjørelser raskt. Et eksempel erøkonomiportaler, nettsteder som er tilpasset for å gjenspeile brukerens bestemte roller og ansvarsområder. De sørger for tilgang til sanntidsdata i stedet for til statiske, historiske data.

Slike integrerte nettsteder gir også tilgang til felles applikasjoner og linker til styrerapporter, regnskapspraksiser, tariffer og data om konkurrenter og markedet, noe som brukes i sammenliknende analyser. Ett enkelt kontaktpunkt for tilgang til alle økonomiverktøy og data gjør at økonomisjefer kan fokusere på å benytte denne informasjonen som støtte til å ta bedre beslutninger.

Siden tradisjonelle styringsmetoder ikke støtter virksomheter og driftsmodeller knyttet til e-handel, innfører bedrifter nye e-klargjorteytelsesmål som kan evaluere nye kanaler, analysere interne og eksterne faktorer som påvirker virksomheten, samt vurdere strategiske mål for nye forretningsmodeller.

En bestemt forhandler på nettet har for eksempel et nettsted med tradisjonelle verktøy for handling, innholdsstyring, oppfyllelse og betaling. Men nettstedet har også et balansert målbilde som måler resultatnivåer for bedriftens totalmål og genererer regelmessige rapporter om nøkkelfaktorer som kundenes og bransjens kunnskaper. Resultatet er at bedriften hele tiden enkelt kan måle totalytelsen.

Webbasert teknologi har også forbedret funksjonene for budsjettering og prognoser. Disse nye verktøyene gjør det mulig for økonomisjefer å utføre sanntidsplanlegging, lage prognoser og foreta analyser i samarbeid med andre. Verktøyene sørger også for kontinuerlig oppdaterte versjoner av budsjettet -- en viktig funksjon når det tas sentrale beslutninger i e-økonomien.

Ved hjelp av denne funksjonen kunne et ledende firma innenfor interaktiv underholdning totalt omgjøre sine prosesser og systemer for den økonomiske planleggingen, prognoser og den faktiske rapporteringen, og de kunne opprette et webklargjort datalagringssystem med funksjoner for rapportering, analysering og prosjektregistrering. Det betyr at bedriften har tilgang til mer nøyaktig og mer relevant informasjon om produktenes lønnsomhet, og de er dermed i stand til å ta bedre beslutninger.

Det sentrale elementet når man skal ta beslutninger i den raske e-økonomien, erwebbasert rapportering, som sørger for kontinuerlig tilgang til viktig økonomisk informasjon og økonomiske måltall.

Denne funksjonen øker effektiviteten ved at det innføres nyttige «selvbetjeningsmodeller». Disse modellene reduserer kostnadene (hovedsakelig antall personer) som er forbundet med det å generere rapporter, de øker relevansen på informasjonen siden modellene hele tiden inneholder oppdaterte resultater, og de gir bedre tilgang siden de gjør sentralisert informasjon tilgjengelig på nettet. En stor internasjonal produsent kunne redusere avslutningssyklusen med 3,5 dager og antallet personer for hovedbokprosessene med 17 prosent.

Når controllerne slipper de tidkrevende rapporteringsoppgavene, kan de bruke mer tid på å analysere, og siden prognosene er basert på mer og bedre data, blir de også mer relevante og pålitelige.

TRANSAKSJONSBEHANDLING

Til tross for den enorme fokuseringen på nye e-handelsstrategier forsvinner ikke økonomidirektørenes tradisjonelle bekymringer helt. Implementering av virksomhetsstyringssystemer (ERP-løsninger) har gjort økonomifunksjonen mye mer effektiv, men økonomiavdelingene føler fortsatt et enormt press for å redusere transaksjonsbehandlingskostnadene ytterligere.

Nye webbaserte verktøy vil være til hjelp, delvis gjennom «regnskapsførsel i mørket», der transaksjoner behandles uten at dyr arbeidskraft er involvert. (Det negative aspektet for økonomisjefer ved denne situasjonen er at det kreves et omfattende og godt utviklet samarbeid med IT-avdelingen, både innenfor organisasjonen og utenfor.)

Bedrifter kan også redusere de høye interne administrasjonskostnadene forbundet med standard økonomifunksjoner. En måte å gjøre dette på er ved å automatisere behandlingen av utgiftsrapportene til de ansatte. Dette kan skje gjennom såkalt selvbetjeningsløsninger hvor den ansatte selv registrerer sine utgifter, og hvor man unngår dobbeltregistrering i lønnsavdelingen. I sistnevnte enhet fokuseres det da på kontroll av bilagene. Foreløpig har kun et fåtall av de lønnssystemer som tilbys på det norske markedet, løsninger for dette. Hos et firma som tilbyr finansielle tjenester, reduserte disse webbaserte løsningene kostnadene ved å behandle utgiftsrapporter fra mellom 200 og 350 kroner til bare et titalls kroner, og behandlingstiden ble redusert fra mellom fire og seks uker til fire dager. Behandling av slike oppgaver kan også settes ut til andre for å redusere utgiftene ytterligere.

På et annet felt kanelektronisk fakturering og betaling 3 styrke kundeforholdet og redusere transaksjonskostnadene siden kundene kan motta og betale regninger via Internett. Regningene blir enten vist på leverandørens nettsted eller via tredjepart, for eksempel banker, postvesenet eller Internett-portaler. Denne funksjonen kan brukes ved både B2C 4- og B2B-transaksjoner, og den ser ut til å kunne vokse enormt i løpet av de neste tre årene. Amerikanske tall viser at store bedrifter med 50 millioner fakturaer per år kan spare inntil 30 millioner dollar i året ved å redusere kostnadene per faktura med bare 66 cent, og det er et relativt beskjedent anslag. Bare i Norge, med 200 millioner fakturaer til privatpersoner og 300 millioner fakturaer til bedrifter, er det et stort gevinstpotensiale. Bankenes Betalingssentral (BBS) vurderer at halvparten av regningene kommer til å bli effektuert elektronisk om et par år. Dette er kanskje en noe optimistisk tidsplan, men for alle fakturautstedere innbærer dette uansett en klar reduksjon i brev og portoutgifter. Basert på ovennevnte tall og en beskjeden merkostnad på 20 kroner per utsendte papirfaktura vil dette kunne utgjøre rundt fem milliarder kroner for det norske markedet. Posten Norge vil med et slikt «skrekkscenario» få et inntektstap på nærmere en milliard kroner! For bedriftsmarkedet, som er den største mottakere av fakturaer, blir gevinstpotensialet ytterligere forsterket gjennom bruk av eFaktura. Det største kostnadspotensialet er på mottakersiden. Transaksjonskostnaden for behandling av faktura utgjør ofte langt over det pålydende. eFakturaløsninger som integreres mot bedriftens levererandørreskonto, vil redusere antallet dobbeltregistreringer betraktelig. Hvis bedriften i tillegg etablerer løsning for elektronisk distribusjon av faktura for attestasjon og tilvisning, ser vi ytterligere gevinstrealiseringsmuligheter.

Selv om bruk av ovennevnte funksjoner hittil er lite benyttet, virker de lovende. En rekke e-markedsplasser tilbyr for eksempel denne funksjonen som en del av sine tjenester. Når den blir mer akseptert, kan man også få ytterligere fordeler. I en verden der kunden oversvømmes av reklame i ulike former og gjennom ulike kanaler, vil eFaktura bli en enda viktigere markedskanal. Kunden kan gjennom den elektroniske fakturaen ledes til bedriftens websider og kampanjetilbud.

I tillegg til å være kostnadseffektiv må økonomiavdelingen hjelpe til med den kontinuerlige oppgaven med å utvikle forretningsmuligheter og evaluere ytelsen. Denne prosessen vil kreve kontinuerlig rapportering og sanntidstilgang til finans- og driftsinformasjon. Det er her denvirtuelle regnskapsavslutningen kommer inn.

Ved hjelp av virtuelle regnskapsavslutninger kan økonomidirektører fokusere mer på sanntidsytelse enn på tradisjonelle periodiske resultatregnskaper. Ved virtuelle avslutninger får beslutningstakerne direkte tilgang til informasjonen, slik at de kan identifisere trender som oppstår, og reagere raskere. Bedrifter avslutter vanligvis regnskapet i løpet av fire--åtte dager, enkelte bruker faktisk over tolv dager. Resultater fra undersøkelsen, som er gjennomført av The Economist og Accenture, viser likevel at 45 prosent av bedriftene som ble spurt, planlegger å avslutte regnskapet virtuelt innen 2005.

En slik virtuell avslutning vil gjøre det mulig for bedrifter å identifisere både trusler og muligheter uten at de må vente til avslutningen av måneden eller kvartalet. Salgs- og fortjenestedata hver dag eller hver time vil gjøre det mulig for økonomisjefer å reagere raskt og mer relevant på sanntidsendringer innenfor markedet. Effektiv dataoverføring vil redusere prosessbehandlingstidene og støtte rimelige administrasjonsprosesser, mens den vertikale utvekslingen av informasjon i sanntid vil støtte mer effektive forhold til kunder og leverandører.

Det er likevel enkelte bedrifter som vil ha mer nytte av dette enn andre. Sanntidsinformasjon kan være viktig for lagerstyringen, som er svært viktig i sektorer som produksjon og telekommunikasjon, der lagerbeholdningen raskt blir utdatert. For andre sektorer -- for eksempel serviceorienterte bransjer -- kan det være bedre å finjustere prognosemodeller og knytte faktiske resultater til disse modellene.

AVGJØRENDE ROLLE

Dette er en spennende og utfordrende periode for økonomiledere som ønsker å utnytte de mulighetene som byr seg.

De kan utfylle måleverdier med prosesser som gjør vurderingene av investeringer i nye foretak mer nøyaktige, de kan redusere kostnadene ved å benytte nye økonomifunksjoner innenfor transaksjonsbehandlingen, og de kan bli mer effektive ledere ved å benytte teknologi som vil gjøre det mulig med så raske beslutninger og implementeringer som den nye økonomien krever.

Økonomiavdelingens rolle er helt avgjørende for at bedriftene skal kunne lykkes på sikt, uansett om det gjelder Internett-selskaper eller tradisjonelle bedrifter. Økonomisjefene som vil lykkes innenfor e-handel, er de som forstår og utnytter disse nye løsningene, og som skjønner at det å være økonomidirektør også innebærer å kunne se nye muligheter. *


KILDER

  • «eCommerce and the CFO: A framework for finance in the new economy», juli 2000. Undersøkelse publisert av The Economist Intelligence Unit Limited og Accenture
  • «Raise of the digital CFO».Outlook nr. 1 januar 2001
  • «Alle regninger som e-post».Aftenposten 12. mars 2001
  • 1: eCommerce and the CFO: A framework for finance in the new economy
  • 2: B2B -- Business to business ( relasjon mellom bedrifter)
  • 3: På engelsk blir dette ofte betegnet som eBPP -- «electronic Bill Presentment and Payment».
  • 4: B2C -- Business to Consumer -- handling mellom næring og konsument

© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS