Magma topp logo Til forsiden Econa

Oddgeir Tryti er cand.mag. fra Universitetet i Bergen og Master of management fra BI. Han arbeider i dag som senior kontraktsrådgiver i frittstående konsulentselskap. Tryti har mange års erfaring fra operativt kontraktarbeid både i prosjekter, som innkjøpssjef og har bred erfaring fra store internasjonale prosjekter. Han har arbeidet i EU-kommisjonen. Han er en av seks spaltister i Magma.

Proaktive kontrakter

figur

De fleste virksomheter kjøper varer og tjenester for 50–70 prosent av omsetningen. Andelen kjøpt verdiskaping er økende og utgjør en betydelig del av virksomhetens konkurransekraft. Konkurransekraft blir derfor i økende grad avhengig av kjøpt verdiskaping produsert av underleverandører.

Utfordringen virksomhetene står overfor, er evnen til å styre og implementere underleveranser i egen verdiskaping. Hva betyr dette for anskaffelsesfunksjonen og utformingen av kontraktene?

For å ha kontroll på underleveranser må virksomheten sikre seg tilstrekkelig innsikt i og styring med den eksterne verdiskapingen. Denne produksjonen skjer ofte utenfor egen kjerneaktivitet og egen fagkompetanse eller foregår på steder der oppdragsgiver ikke er representert. Uten tilstrekkelige styringsmekanismer mister virksomheten evnen til å påvirke prosess- og sluttresultatet for underleveranser.

Styring og innsikt hos underleverandører må utformes med utgangspunkt i egen verdiskaping.

Anskaffelsesprosessen er den interne prosessen fra en relativt vag forståelse av et behov til definert spesifikasjon, konkurranseutsatt i leverandørmarkedet. Denne leder fram til krav til både produksjonsprosess og sluttresultat. I hvilken grad man oppnår reell innsikt og styring, avhenger av kvaliteten på kravene.

Intern verdiskaping kan virksomheten endre, justere og tilpasse underveis. Dette styres i linjen.

For kjøpt verdiskaping skal premissene for innsikt og styring defineres som en del av konkurransen. Fleksibilitet og styringsparameter er bare de rettigheter som er regulert i konkurransegrunnlaget og avtalt i kontrakten.

Tradisjonelt har fokuset vært rettet mot «godkjent levering» med dagbøter som sanksjon. I ytterste konsekvens ender det opp med en rettstvist med fordeling av skyld og krav om erstatning. Da får man avgjort hvem som har (mest) rett. Dette gir ingen verdiskaping og gir men en tapssituasjon for begge parter.

Utfordringen er at på leveringstidspunktet er mulighetene for korreksjon av framdrift, kvalitet eller kost i all hovedsak borte.

I et verdiskapingsperspektiv er det viktigere å sikre innsikt for å avdekke avvik sammen med retten til proaktive tiltak mens der fremdeles er handlingsrom. Innsikt og styring oppnås ved fokus på innarbeidelse av målepunkter for faktisk produksjon, faktisk framdrift, kvalitet og avvikshåndtering. Proaktive kontrakter fokuserer på retten/plikten til korrektive tiltak.

Dette setter betydelige krav til innsikt, planlegging, proaktiv tenking og at de praktiske konsekvensene i form av tiltak innarbeides i konkurransen. Innsikten forankres i forståelsen av egen virksomhets produksjonsprosess. Deretter forutsettes evne til å speile konsekvensene i gjennomføringsplanen. Hva er aktivitetene, hvem er aktørene, rekkefølgen og tidspunktet? Delmålene må konkretiseres i målbare kontrollpunkter. Dersom det framkommer manglende oppfyllelse av tidligfasekrav, skal det kontraktsfestes forpliktelser for underleverandør og rettigheter for oppdragsgiver. Den kommersielle utfordringen er å knytte (mangel på) tekniske hendelser til kontrakten.

Anskaffelsesstrategi er tidligfaseaktivitet i anskaffelsesprosessen. Den skal gi svar på hva som skal kjøpes, hvem som skal lede, aksjonere, kontrollere, og hva som er påkoblingspunktene (grensesnitt) mellom kjøpt og egenprodusert verdiskaping. Dette krever grundig forberedelse og planlegging. Virksomheten må opparbeide en kultur for å gjennomarbeide hva som skal skje. Uten innsikt i egen og kjøpt verdiskaping er det umulig å lage gode planer. God planlegging krever høy grad av innsikt. Dette framkommer ikke av seg selv, men som et resultat av en strukturert tankegang med felles forståelse for hvordan verdier skapes. Inngangsbilletten til dette er prosessforståelse og kunnskap om egen virksomhets verdiskapingsprosess. Ingen kan med sikkerhet definere krav til de eksterne prosessene (kontraktskrav) før de interne arbeidsprosessene er definert, forstått og omforent.

Innsikt og planlegging oppnås bare ved bruk av et stort antall fagspesialister. Anskaffelsesstrategi og -prosess blir derfor en tverrfaglig disiplin.

Kjøpt verdiskaping og konkurransekraft forutsetter derfor innsikt i egen virksomhet som grunnlaget for planer, koordinering og tverrfaglige prosesser.

Kontraktene må derfor i større grad vektlegge at:

  •  målepunktene for underleveranser settes tidlig og skal være predikatorer for faktisk produksjon
  •  målepunktene skal inngå i konkurransegrunnlaget og kontraktsfestes
  •  kontrakten skal legge mer vekt på proaktive rettigheter (rett og plikt til korrektive tiltak) enn reaktive rettigheter (dagbøter)
  •  spesifikk prosesskontroll og målepunkter ved underleveranser er viktigere enn standardiserte kontraktsklausuler
  •  kvalifikasjons- og tildelingskriterier avledes fra virksomhetens verdiskapingsprosess

Anskaffelsesfunksjonen må legge mer vekt på:

  •  forståelse for verdiskapingsprosessen internt
  •  planlegging og koordinering
  •  tverrfaglig prosesskompetanse

© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS