Magma topp logo Til forsiden Econa

Tekst: Steinar Sund

Stress mindre – få bedre tid

Mange moderne mennesker opplever nærmest konstant tidsnød både hjemme og på jobb uten å vite at det faktisk finnes hjelp å få for å komme ut av tidsklemma.

Tid er slett ikke bare penger, tid er liv. Den franske forfatteren og politikeren Jean-Louis Servan-Schreiber har beskjeftiget seg mye med tiden og hvordan vi mennesker kan lære oss å ikke la oss beherske av den, men selv å bli herre over den. I sin bok Kunsten å nytte tiden (L’art du temps), som har blitt nærmest en klassiker på området, skriver han at moderne mennesker har gjort store fremskritt i medisin, vitenskap og teknikk, men enda har ikke lært seg å bli herre over sin egen tid. Det krever nemlig noe mer. På dette området får du liten hjelp av vitenskap og teknikk. Mange opplever en hverdag full av mas og stress der en ikke rekker halvparten av det en skulle ha gjort, verken på jobben eller i fritiden.

Tidskontroll er selvkontroll

Det er ifølge Servan-Schreiber mulig å få kontroll over tiden og nå sine mål både på fritiden og på jobb ved å sette av tid til planlegging og definere sine mål. Han oppdaget selv at jo flinkere han ble til å prioritere ut fra sine mål og beregne hvor lang tid ulike aktiviteter tar, jo lettere ble det å få dagene til å gå etter planen uten altfor mange anstrengelser. Han skriver at en god timeplan med gjennomtenkte gjøremål og nøyaktig avsatt tid gir god kontroll over tiden.

– Tid kan tapes, men den kan ikke vinnes, den kan i høyden utnyttes bedre. Å ha kontroll over sin tid er å ha kontroll over seg selv, skriver han.

Effektiv bruk av tiden handler for ham om å planlegge og prioritere riktig, ta med alle gjøremålene som en vil ha utført den dagen, og sette av riktig mengde tid til alt. Mange setter av 20 minutter til en samtale og prater i en time. Dette er ifølge ham både dumt og unødvendig. Kunsten er å sette av riktig mengde tid til riktig aktivitet og holde seg til planen. Møter og samtaler trenger ikke tøyes lenger enn nødvendig med tørrprat. Ifølge ham trenger ikke arbeidsmøter vare mer enn en time. Hvis man ser at det ikke går, bør man gå gjennom møteplanen på forhånd og luke ut det som kan utsettes til senere, slik at programmet for møtet blir akkurat passe stramt.

Forutseenhet og planlegging

Mangelen på tid kan ifølge ham kun avhjelpes ved at man ofrer tid til å tenke gjennom hvordan man bruker den. Selv avsetter han tid til et møte med seg selv og tiden hver morgen hvor han tenker gjennom dagen sin og planlegger sine forskjellige gjøremål. Forstyrrelser i tidsplanen for dagen vil det alltid bli. Det gir ingen grunn til panikk. Derimot er det viktig å se hva slags konsekvenser forstyrrelser i timeplanen medfører for dagens program, og hva som uten fare kan utsettes til dagen etter.

– Virkelige hastesaker er sjeldne. Manglende forutseenhet er derimot svært vanlig.

Da kan man avslutte dagen med god samvittighet og uten stress. For å oppnå dette er det ifølge ham ikke nødvendig å arbeide mer. Snarere tvert om. Kunsten er å konsentrere seg om det viktigste til enhver tid.

For å få kontroll over tiden er det også nødvendig å få kontroll over sin egen hukommelse, ta vare på ideer, gjøremål og avtaler ved å skrive dem opp og legge dem inn i gjøremålslisten eller kalenderen. Han anbefaler også et arkivsystem med minst 31 mapper, en for hver av månedens 31 dager, der man arkiverer dokumenter som er viktige akkurat på den dagen.

Hold fokus

To som arbeider mye med rådgivning om tidsplanlegging, er Marit Rønning Lund og Ann Marit Longva fra Studentsamskipnaden i Trondheim. De holder kurs i tidsplanlegging både for studenter og bedrifter og mener de rådene de gir, fint kan brukes av alle. Marit Rønning Lund påpeker at det hovedsakelig handler om å planlegge riktig.

Mennesker er forskjellige. Noen har mest energi tidlig på dagen, mens andre først yter sitt beste mot ettermiddagen eller kvelden. Det viktigste er etter hennes mening at man utfører de vesentlige gjøremålene når man har mest energi. På de tidspunktene skal man i alle fall ikke la seg forstyrre verken av Facebook eller innkommende maler.

Det å kunne arbeide konsentrert og holde fokus gjør at en lettere får ting unna. Hun forteller at undersøkelser har vist at arbeid som en normalt bruker fire timer på, kan gjøres unna på 90 minutter hvis en arbeider konsentrert og uforstyrret.

– Når du sitter i flow og blir forstyrret, tar det syv minutter å komme tilbake i flytsonen, forklarer hun.

Hun minner om at det går an å legge bort mobiltelefonen og bestemme seg for å sjekke mail til bestemte tider samtidig som en er avlogget sosiale medier når en arbeider.

Riktig prioritering

Hun anbefaler alle å lage ukes- og dagsplaner. Dette viser en selv hva en bruker tiden på, og det blir en hjelp til å holde motivasjon og fokus. Før en forlater arbeidsplassen, anbefaler hun å sette av noen minutter til evaluering.

– Se litt på hva du fikk gjort, og hva du eventuelt gjorde istedenfor hvis du ble distrahert, og planlegg neste dag før du går hjem, oppfordrer hun.

Selv om man lager gode uke- og dagsplaner, kan det til tider være utfordrende å ha selvdisiplin nok til å gjennomføre dem. Nøkkelen til økt motivasjon mener hun er å finne glede i det du får til.

– Motivasjon handler også om hva du sier til deg selv. og bør er negativt ladede ord som bidrar til å legge mer press på deg selv. Bytt ut disse ordene med VIL for å få fram din indre motivasjon, oppfordrer hun.

Det å kunne si nei er en viktig faktor i det å få tid nok til de arbeidsoppgavene som er viktige, og som skal prioriteres. Sier man nei for ofte, blir det heller ikke satt pris på, da blir det tatt som en selvfølge og ikke verdsatt.

Legg inn buffer

Som en hjelp til å prioritere riktig anbefaler hun en tidsmatrise som skiller mellom det som er viktig og ikke viktig, og det som haster og ikke haster. Prioriterte arbeidsoppgaver blir da det som er viktig og som haster.

– Det er lett å blande sammen det som er viktig, og det som haster. Hva er det viktigste for meg nå? sier hun.

Hun anbefaler i tillegg alle å legge inn en bufferdag i ukeplanen, en dag som man ikke planlegger så mye i utgangspunktet, men bruker den til å samle opp alt en ikke fikk gjort de andre dagene i uka. Selv bruker hun mye fredagen på den måten. Dermed blir hun alltid à jour med det hun skulle ha gjort i løpet av uka.

Overkommelige gjøremålslister

Ann Marit Longva forteller at det å planlegge og lage gjøremålslister ikke alltid er nok. Det er ikke alltid en har motivasjon nok til å utføre dem. Derfor vektlegger hun også det å lage små og overkommelige mål og lister.

En god oppskrift mot prokrastinering er etter hennes mening å lage en liste med veldig få gjøremål, slik at en kommer i gang. Når en har gjort det, kan en lage tre punkter til, slik at en kommer videre.

– Ofte er det vanskeligste å komme i gang, legger hun til.

Hun er i likhet med Servan-Schreiber opptatt av å gjøre én ting om gangen. Det er en stor myte i dagens samfunn at vi er flinke til multitasking. Skal vi gjøre noe skikkelig, er det faktisk nødvendig å gjøre én ting om gangen. Dette reduserer også stress. Ofte kaver vi oss gjennom hverdagen og stresser over alt som vi skal gjøre. Vi kan ta oss selv i å sitte i et møte og være skikkelig stresset over alt som skal skje senere på dagen.

– Kroppen aktiveres, og vi får antagelig mindre utbytte av møtet. Vi føler oss slitne før vi i det hele tatt har tatt fatt på de resterende oppgavene, sier hun.

Handler om planlegging

Prost i Ringerike Kristin Moen Saxegaard er leder for prestetjenesten i Ringerike prosti, som tilsvarer kommunene Ringerike og Hole, og har arbeidsgiveransvar for totalt elleve prester i like mange menigheter. Hun utfører i tillegg prestetjeneste selv og har en lang rekke arbeidsoppgaver som fyller hele dager, inkludert ettermiddager og kvelder.

Mange kirkeledere opplever at det er vanskelig å få tiden til å strekke til for å dekke alle arbeidsoppgavene. Saxegaard selv har funnet sin egen måte å takle presset på.

– Jo flinkere jeg er til å planlegge, jo bedre har jeg det, sier hun.

Kirkelederen fra Ringerike har lært seg å ikke fokusere altfor mye på arbeidsoppgaver som ligger på vent. I stedet konsentrerer hun seg om det hun har å gjøre der og da, og lar seg ikke overvelde. Dette tror hun er veldig viktig for å unngå stress.

Det hender også at folk blir syke, og da er det viktig å ta noen beslutninger der og da og bare hoppe i det. Når hun må steppe inn og ta en tjeneste på kort varsel, synes hun det er godt å ha litt rutine å flyte på.

I tillegg legger hun vekt på å planlegge sin egen fritid. Som prest er det ikke alltid enkelt å få fri i helger og høytider. Derfor er det desto viktigere å planlegge frihelger når hun har mulighet for det.

Må prioritere

Skal en få tid, kan en ikke bruke mye tid på alt. Derfor er hun nøye med hva hun bruker tiden på, og er bestemt på hva som skal prioriteres høyt, og hva som skal nedprioriteres. Uoppsettelige tjenester og pålagte oppgaver som kirkelige handlinger og gudstjenester prioriterer hun høyest. Andre oppgaver kan få litt lavere prioritering.

Alle arbeidsoppgavene er det mulig å bruke veldig mye tid på. Ofte blir det bra nok, selv om en bruker mindre tid på forberedelser enn en kunne ha gjort. Det er viktig å ha øye for det som er viktig i jobben hun gjør, og ikke henge seg altfor mye opp i det som ikke er så viktig.

Det er etter hennes mening også viktig å ha klare rammer for møter og samtaler slik at de blir så effektive som mulig. Det er lurt å se for seg en ramme for hvor lenge en samtale eller et møte skal vare, og så prøve å holde den.

– Jeg tror ikke det blir mindre kvalitet av å ha kortere møter. Vi er ofte altfor rause på tiden, og resultatet blir ikke alltid bedre av den grunn, sier hun.

Saxegaard har familie og barn og er ikke redd for å si at hun må hjem til ungene. I tillegg planlegger hun aldri møter før klokken ni om morgenen, slik at hun alltid kan være den siste ut av døra. Det er viktig for henne å være hjemme til de viktige tidene i familien, og hun prioriterer ofte å være hjemme ved middagstid.

– Dette er jo det fine med å kunne styre tiden mye selv, smiler hun.

Samtidig legger hun til at en ofte må improvisere uten at resten av dagen blir ødelagt. Å jobbe som prest er å jobbe med mennesker – en vet aldri helt hvordan dagen blir, og hvor lang tid ting vil ta.

Stresser ikke

Takket være god planlegging og prioritering av arbeidsoppgaver er det sjelden hun føler seg stresset, selv om det nok kan hende av og til at hun har noe jobbrelatert å tenke på når hun går og legger seg.

– Men det er faktisk ikke så ofte jeg føler at tiden ikke strekker til, sier hun.

Det hjelper på at hun heller ikke har så mange private prosjekter som krever mye tid. Hun har eksempelvis verken noen hytte som krever tilsyn eller forbereder seg på å gå Birkebeineren. Ringeriksprosten har etter sin egen oppfatning et rolig privatliv uten de store ambisjonene. I stedet sikrer hun seg avkobling ved å komme seg ut i naturen på turer. Hun forteller at hun er glad i å gå på ski. Da får hun også følelsen av å leve litt sunt. Slikt er viktig for selvfølelsen.

figurfigur

Ann Marit Longva. Foto: Studentsamskipnaden i Trondheim

figur

Marit Rønning Lund. Foto: privat.

figur

Kristin Moen Saxegaard. Foto: Steinar Sund


© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS