Magma topp logo Til forsiden Econa

Tore Bråthen er professor i forretningsjus ved Handelshøyskolen BI.

Generalforsamling uten møte

Generalforsamling i AS og ASA skal normalt avholdes i form av et møte hvor aksjonærer eller deres representanter er til stede. Dette gjelder både for ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger. I AS med færre enn 20 aksjonærer kan generalforsamlingen imidlertid treffe beslutning på annen måte enn i møte. Denne nyheten kom med aksjeloven av 1997. Loven forutsetter at beslutninger i generalforsamlingen i så fall kan treffes etter en skriftlig saksbehandling og avstemning. Generalforsamling kan derimot neppe avholdes i form av telefon- eller videokonferanse uten at det skjer en skriftlig stemmegivning.

av Tore Bråthen

For AS med flere aksjonærer finnes det ingen regel om at møtebehandling kan sløyfes. Heller ikke allmennaksjeloven inneholder noen regel om at generalforsamlingen kan treffe beslutning utenom møte. Dette innebærer at den tradisjonelle restriktive holdningen til generalforsamling på annen måte enn i møte videreføres for AS med 20 aksjonærer eller mer, og for ASA.

Som begrunnelse for at aksjeloven burde tillate at AS avholder generalforsamling uten møte, ble det i lovforarbeidene anført at «praktiske behov, særlig i enklere selskapsforhold» tilsier at møtebehandling ikke alltid bør være påkrevet. Det ble også påpekt at det i «aksjeselskaper med et fåtall aksjeeiere ... [ofte vil] være et tett og nært forhold mellom selskapet og aksjeeierne. Hvorvidt generalforsamlingen derfor avholdes i møte, vil sjelden være avgjørende for dialogen mellom selskapet og aksjeeierne. Tvert imot kan en skriftlig behandling være gunstig fordi flere vil komme med i beslutningsprosessen ... fordi aksjeeierne da lettere kan foreta en uavhengig vurdering og trekke utenforstående inn som rådgivere».

Generalforsamlingen i AS kan bare treffe beslutning uten møte hvis selskapet har færre enn 20 aksjonærer. Når det gjelder AS med flere aksjonærer, legger lovforarbeidene til grunn at «forholdene [vil] kunne være uoversiktlige og forholdet mellom selskapet og aksjeeierne vil være så vidt fjernt at reglene om generalforsamling uten møte passer dårlig».

Har selskapet færre enn 20 aksjonærer, kan ordningen med generalforsamling uten møte benyttes i alle slags saker. Adgangen til å unnlate møtebehandling er ikke begrenset til bestemte sakstyper. For eksempel kan både beslutning om utbytte, valg og vedtektsendring treffes på annen måte enn i møte.

En forutsetning for at møtebehandling kan sløyfes, er ifølge aksjeloven at styret finner «at saken kan behandles på en betryggende måte» ved at den skriftlig forelegges aksjonærene. Styret må på vanlig måte treffe en beslutning om hva slags saksbehandling i generalforsamlingen det legges opp til. Når det gjelder hva slags saker som dermed kan behandles på en «betryggende måte», heter det i lovforarbeidene at saker «som er av stor betydning for selskapet, eller som forutsetter diskusjoner og mer uttømmende informasjon enn styret kan gi skriftlig», ikke bør forelegges generalforsamlingen til avgjørelse utenfor møte. I saker hvor det bør skje en åpen meningsutveksling mellom aksjonærene før den endelige beslutningen treffes, for eksempel, kan styret således ikke legge opp til at generalforsamlingen skal avgjøre saken uten møte.

Hele styret har et ansvar for at det blir en forsvarlig saksbehandling når saken forelegges generalforsamlingen uten at det innkalles til møte. Styremedlemmene opptrer her - som alltid ellers - under trussel om erstatningsansvar. For eksempel kan erstatningsansvar i prinsippet tenkes der saken ikke er blitt tilstrekkelig opplyst fordi møtebehandling er sløyfet.

Selv om det i første omgang er styret som må beslutte om generalforsamlingen skal forelegges en sak uten møte, kan generalforsamlingen likevel generelt innskrenke styrets kompetanse på dette punktet. Generalforsamlingens stilling som selskapets øverste myndighet slår igjennom også her. Styret må derfor rette seg etter vedtektene eller instruks fra generalforsamlingen. I vedtektene eller instruksen kan det således være bestemt at generalforsamlingen alltid skal behandle saker i møte. Vedtektene eller instruksen kan derimot neppe generelt bestemme at møtebehandling ikke skal skje. Styret har rett og plikt til selv å foreta en vurdering av om det vil være forsvarlig å forelegge saken for generalforsamlingen uten å innkalle til møte.

I det enkelte tilfelle kan dessuten hver enkelt aksjonær kreve møtebehandling. Denne aksjonærrettigheten kan ikke innskrenkes i vedtektene eller på annen måte. En typisk grunn for en aksjonær til å kreve møtebehandling kan være at han mener at beslutningsgrunnlaget er for dårlig til at saken bør avgjøres på annen måte enn etter redegjørelse og meningsutveksling i møte. Aksjonæren behøver imidlertid ikke angi noen grunn for at møtebehandling kreves. Også et ubegrunnet krav må etterkommes av styret slik at generalforsamlingen blir innkalt til møte på vanlig måte. Men aksjonærer som ønsker at generalforsamlingen skal behandle saker i møte, må kreve dette før utløpet av fristen for å avgi skriftlig stemme. Det betyr at kravet normalt må være fremsatt innen en uke etter innkallingen.

I tillegg til at hver enkelt aksjonær kan kreve møte, har hvert av styremedlemmene og revisor rett til å forlange at generalforsamlingen innkalles til møte. Også styremedlemmer som er valgt av og blant de ansatte, kan kreve dette. Aksjeloven gir derimot ikke daglig leder rett til å forlange møtebehandling. Men det kan kanskje være naturlig å etterkomme et ønske fra daglig leder om at generalforsamlingen skal innkalles til møte.

Skal generalforsamling avholdes på annen måte enn som møte, stiller aksjeloven nærmere krav til den informasjon som skal gis aksjonærene, daglig leder og revisor før generalforsamlingen. Styret skal sende saksdokumentene med forslag til vedtak og begrunnelse for forslaget til alle aksjonærer med kjent adresse. Det samme skal sendes til daglig leder og revisor.

Saksdokumentene skal angi fristen for å avgi stemme. Denne fristen kan i utgangspunktet ikke være kortere enn lovens ordinære frist for å innkalle generalforsamlingen til møte. Innkallingsfristen er minst én uke før generalforsamlingen. Hvis samtlige aksjonærer i selskapet er enige om det, kan fristen for å stemme i generalforsamling utenom møte likevel være kortere enn én uke.

Det er for øvrig ikke lovfestet nærmere krav til dokumentasjonen som skal sendes aksjonærene før generalforsamlingen. Lovforarbeidene understreker imidlertid at det er en forutsetning «at saksdokumentene gir aksjeeierne et tilfredsstillende grunnlag for å kunne vurdere og ta standpunkt til de saker generalforsamlingen skal avgjøre». Det heter videre at det etter omstendighetene kan «være nødvendig at saksdokumentene gir en mer omfattende redegjørelse for saken når ... [den] skal behandles utenfor møte, enn når vedtak treffes i møte». Dette har naturligvis sammenheng med at styret ikke har mulighet for å supplere saksdokumentene i møte.

Aksjeloven forutsetter at beslutning i generalforsamling uten møte skal treffes i form av en skriftlig saksbehandling. En generalforsamling i form av en telefon- eller videokonferanse som munner ut i en skriftlig stemmegivning, må imidlertid være akseptabel. Forut for en generalforsamling i form av en telefon- eller videokonferanse må også de ovennevnte kravene til forberedelse av generalforsamling uten møte være oppfylt.

Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal ta imot aksjonærenes stemmer og eventuelle skriftlige innlegg til saken. Men dette må være en oppgave for styret. Hvorvidt styret i slike tilfeller kan gjøre bruk av muligheten til å behandle saken på annen måte enn i styremøte (se Magma nr. 1/99 om styrebeslutning uten møte), er vel noe usikkert. Skal styret behandle stemmer og innlegg fra en generalforsamling som har avgjort en kurant sak, bør nok dette kunne gjøres i telefonmøte eller lignende.

Aksjeloven sier heller ikke noe om hvordan styret skal forholde seg til avgitte stemmer og eventuelle innlegg til saken. Men i spesielle tilfeller bør styret ha rett og plikt til å se bort fra avstemningen og isteden innkalle generalforsamlingen til møte for å treffe den endelige avgjørelsen. Dette kan tenkes hvis stemmene eller innleggene har frembragt nye momenter av vesentlig betydning. At styret er misfornøyd med generalforsamlingens avgjørelse, kan derimot ikke alene være tilstrekkelig til å legge opp til ny behandling i møte.

Hvis generalforsamlingen har truffet beslutning uten å avholde møte, gjelder det spesielle krav til protokollasjonen. Protokollen fra generalforsamlingen skal dateres og angi resultatet av avstemningene. Deretter skal protokollen underskrives av styrets leder og sendes til samtlige aksjonærer. Avgitte stemmer med innlegg til saken skal vedlegges protokollen.

Det gjenstår å se om ordningen med generalforsamling uten møte vil bli brukt i noe særlig utstrekning. Også tidligere har man lovlig kunnet sløyfe møtebehandling ved at aksjonærene gir fullmakt til styrelederen eller en annen person som alene avvikler generalforsamlingen og utarbeider protokoll. Denne ordningen kan fortsatt benyttes.

De nye reglene om generalforsamling uten møte medfører en mer omstendelig saksbehandling enn om generalforsamlingen avvikles i kraft av at aksjonærene gir styrelederen eller en annen person fullmakt. Saksbehandlingsreglene for generalforsamling uten møte gjør imidlertid at ordningen kan bli mer betryggende, og at mulighetene for misbruk blir redusert. Adgangen til å avholde generalforsamling uten møte kan nok gjøre det noe mindre aktuelt for styrelederen å be om fullmakt fra aksjonærene. Benyttes isteden ordningen med generalforsamling uten møte, må styret gi aksjonærene skriftlig informasjon i forbindelse med utsendelsen av saksdokumentene. Informasjonen må gis i en slik form at den gir grunnlag for at generalforsamlingen kan treffe beslutning. Samtidig vil den informasjon som gis, være egnet som dokumentasjon i forbindelse med en eventuell senere sak om styreansvar. Ordningen innebærer dessuten at samtlige aksjonærer relativt enkelt kan utvise aktivitet i forbindelse med sin skriftlige stemmegivning. Dermed kan regelen ha til følge at ellers passive aksjonærer blir aktivisert. I tillegg bidrar saksbehandlingsreglene til klarhet om at det virkelig er truffet en beslutning i kraft av generalforsamlingens utøvelse av den øverste myndighet i selskapet.


© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS