Banner top Til forsiden Econa

Advokat i Econa

Hva kan arbeidsgiver lagre av personlig informasjon om deg når du slutter i virksomheten?

Arbeidslivet digitaliseres i større grad nå enn tidligere, i takt med samfunnet generelt. Før digitaliseringens tid lagret arbeidsgiver informasjon om sine ansatte i fysiske arkiv – typisk nedlåst i arkivskap hos nærmeste leder. Slik er det ikke lenger. Digitale verktøy gjør at arbeidsgiver nå kan lagre tilnærmet ubegrenset med personlig informasjon elektronisk, nesten på ubestemt tid, og som kan brukes til mange ulike formål. Dette skaper store og nesten uendelige muligheter for lagring, og tilhørende stort behov for å regulere vernet av ansattes personopplysninger.

Idet en arbeidstaker slutter i sitt arbeidsforhold, oppstår problemstillingen om hvilke personopplysninger arbeidsgiver skal kunne lagre videre om arbeidstaker, og hvor lenge. I denne artikkelen skal jeg gi noen eksempler på noen typiske problemstillinger, og hvordan de kan løses.

Hva sier regelverket om lagring av personopplysninger?

Hovedbestemmelsen om lagring av ansattes og tidligere ansattes personopplysninger følger av personopplysningsloven. Personopplysningsloven § 28 bestemmer at arbeidsgiver ikke skal:

… lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes. [min utheving]

Denne bestemmelsen er ikke særlig presis og kan være vanskelig å få tak på. Hovedpoenget er at arbeidsgiver må slette personopplysninger det ikke lenger er behov for. Hvor lenge det er behov for personopplysningene, må undergis en konkret vurdering.

Vær oppmerksom på at virksomheten etter regnskapslovgivning og arkivlovgivning kan være underlagt særskilte krav til lagring og oppbevaring. De skal ikke redegjøres for i denne artikkelen.

Noen arbeidstakere tror at arbeidsgiver ikke har anledning til å behandle noen personopplysninger om arbeidstaker etter at arbeidsforholdet er opphørt. Det medfører ikke riktighet. Det er Datatilsynet som holder oppsyn med personopplysningsloven, og Personvernnemnda som behandler klager på vedtak gjort av Datatilsynet. Nemnda uttalte på generell basis i en sak fra 2014 følgende:

Personaladministrasjon skjer både under og etter et ansettelsesforhold. For eksempel kan det oppstå rettslige spørsmål om påstått mobbing på en arbeidsplass også etter at et ansettelsesforhold er opphørt. Et eksempel er påstander om senskader. Det kan derfor være nødvendig å oppbevare dokumenter også etter at et ansettelsesforhold er avsluttet.

For å gjøre det enklere tilgjengelig har jeg i det følgende kategorisert noen ulike personopplysninger rundt det vi opplever er de mest praktiske tilfellene.

Basisopplysninger

For basisopplysninger som navn, adresse, stilling, lønn, fødselsnummer, bankkontonummer, skatteopplysninger mv. vil ofte regnskapslovgivning gi anvisning på varigheten for lagring. Med unntak av fødselsnummer er dette ansett for å være personopplysninger av mindre sensitiv karakter. Jf. bokføringsloven § 13 og bokføringsforskriften § 5–6 samt arkivloven gjelder en noe utvidet lagringsrett for disse opplysningene. De fleste arbeidstakere vil sjelden ha motforestillinger mot at slike opplysninger lagres i noe tid, også etter avslutning av arbeidsforholdet.

Personopplysninger som er sterkt belastende for arbeidstaker

Personopplysninger som er «sterkt belastende» for en arbeidstaker, skal slettes, med mindre visse lovbestemte unntak kommer til anvendelse. Eksempler på personopplysninger som er sterkt belastende, kan være opplysninger knyttet til varslingssaker, mobbesaker mv.

Denne bestemmelsen gjelder generelt, og ikke bare i opphørssituasjonene. Dette betyr at dersom arbeidstaker mener at arbeidsgiver oppbevarer personopplysninger om ham eller henne av svært belastende karakter, kan også arbeidstaker be om at disse opplysningene slettes fra arbeidstakers personalmappe. Ofte vil arbeidsgiver ønske å beholde informasjon så lenge som mulig, for eksempel fordi arbeidsgiver blir saksøkt. Her kan det være konflikt mellom arbeidsgivers ønske om oppbevaring og lagring og arbeidstakers ønske om sletting.

Etter det undertegnede er kjent med, har ingen avgjørelser gått i arbeidstakers favør om sletting av personopplysninger i Personvernnemnda etter denne bestemmelsen.

Sletting av e-postkasse

Et svært praktisk spørsmål som ofte dukker opp i forbindelse med arbeidsforholdets opphør, er når arbeidstakers personlige e-postkasse skal slettes. Med personlig e-postkasse menes fornavn.etternavn@virksomheten.no. Personopplysningsforskriften regulerer bruk av ansattes e-post jf. kapittel 9. De siste signalene fra lovgiver tyder på at de materielle reglene knyttet til ansattes bruk av e-post blir videreført også etter den nye personvernforordningen som vil gjelde fra mai 2018. Paragraf 9–4 i personopplysningsforskriften bestemmer:

Når arbeidsforholdet opphører, skal arbeidstakers e-postkasse mv. avsluttes, og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten, slettes innen rimelig tid.

E-postkassen skal altså slettes når det ikke lenger er nødvendig å ha den åpen. Problemet er at det er vanskelig å ha noe klar formening om hva som ligger i begrepet nødvendig. Datatilsynet har uttalt at innholdet må «slettes innen rimelig tid, i hvert fall innen 6 måneder», jf. deres nettsider. De virksomheter som ikke har overholdt kravene til sletting, har blitt ilagt bøter av Datatilsynet på opptil kr. 75 000,– ifølge Datatilsynets praksis.

Når det nærmer seg siste arbeidsdag i virksomheten, anbefaler vi at arbeidstaker og arbeidsgiver avtaler nærmere på hvilket tidspunkt e-postkassen skal slettes. For eksempel kan man bli enige om en formulering av typen:

[Fornavn Etternavn] arbeider ikke lenger her hos oss. Denne e-posten vil derfor ikke bli lest eller besvart. Dersom dere ønsker å nå noen i [AS Virksomheten], bes du sende en e-post til denne e-postadressen: post@virksomheten.no. Dersom du ønsker å få tak i [Fornavn Etternavn], ber vi deg sende e-post til [Etternavns] nye e-postadresse fornavn.etternavn@arbeidsgiver.no

En slik formulering vil ivareta virksomhetens behov for å opplyse kontaktpersoner og andre samarbeidspartnere om at vedkommende ikke lenger er ansatt i virksomheten, samtidig som arbeidstakers behov for vern av sine personopplysninger blir ivaretatt.

Andre særlige spørsmål som dukker opp ved arbeidsforholdets opphør, er hva som skal skje med advarsler, sykemeldinger, referat fra medarbeidersamtale og liknende.

Advarsel/ordensstraff

Også her gjelder personopplysningslovens utgangspunkt om sletting når det ikke lenger er «nødvendig» å oppbevare advarselen. Arbeidsgiver må altså selv vurdere dette.

Høyesterett har i flere rettsavgjørelser lagt vekt på eldre advarsler i vurderingen av en ansatts arbeidsforhold, opptil åtte år.

For deg som er ansatt i staten, har en ny lov trådt i kraft per 1. juli 2017: lov om statens ansatte. I § 25 (4) står det klart at «opplysninger om ordensstraff kan lagres i personalmappen i fem år».

I 2016 behandlet Personvernnemnda en sak fra Trondheim kommune som gjaldt sletting av en «tjenstlig tilrettevisning» fordi arbeidstaker hadde hatt fravær på grunn av alkoholmisbruk. Her ønsket arbeidstaker at Trondheim kommune skulle pålegges sletting av en tjenstlig tilrettevisning fra fem år tilbake. Dette ble ikke tatt til følge, blant annet fordi «dokumentet kan ha betydning for et evt. krav mot [arbeidsgiver]». I tillegg skrev nemnda videre: «Arbeidsgiver kan ha et legitimt behov for å beholde tilrettevisning for å kunne dokumentere prosessen i en eventuell senere sak.» Tilrettevisningen ble derfor ikke slettet.

Helseopplysninger

Arbeidsgiver har et særlig ansvar for tilrettelegging og oppfølgning av sykemeldte ansatte, jf. arbeidsmiljøloven § 4–6. Helseopplysninger er underlagt et særskilt vern iht. personopplysningsloven § 2 nr. 8, jf. § 9.

Heller ikke her er lagringsperioden særskilt regulert, men grunnet personopplysningenes sensitive karakter bør lagringsperioden av hensyn til den ansatte være kort. Dette utgangspunktet modifiseres for arbeidstakere og arbeidsplasser hvor tidligere arbeidstakernes helse vil kunne ha betydning også i fremtiden og fremtidige krav – for eksempel der en ansatt får en senskade fra tiden mens vedkommende utførte arbeid for virksomheten.

Medarbeidersamtaler

I de fleste tilfeller ønsker arbeidstaker å benytte sin tidligere sjef som referanse. Da er det ikke unaturlig at arbeidsgiver ønsker å beholde referat fra medarbeidersamtaler eller annen personaloppfølgning som grunnlag for dette. Likevel gjelder også personopplysningsloven også her. Hvor lenge virksomheten har et reelt, saklig behov for å beholde disse personopplysningene, må vurderes konkret.

Avslutningsvis

Når du fratrer en stilling, kan du kontakte arbeidsgiver for å komme til enighet om hvor de enkelte personopplysningene skal lagres. Man kan eventuelt gå igjennom personalmappen sammen og bli enige om hvilken frist arbeidsgiver skal ha for sletting av de ulike dokumentene.

Du har også krav på en redegjørelse fra arbeidsgiver om hvilke personopplysninger arbeidsgiver har lagret om deg.

Dersom du ikke får en tilstrekkelig redegjørelse fra arbeidsgiver, kan du kontakte Datatilsynet. Tilsynet har utarbeidet et standardskjema for innsyn i egne personopplysninger som er enkelt å laste ned og fylle ut. Da er nåværende eller tidligere arbeidsgiver forpliktet til å gi en oversikt over hvilke dokumenter de har lagret om deg som ansatt, samt gi deg tilgang til selve dokumentene. Dersom arbeidsgiver av ulike årsaker ikke gir deg som ansatt tilgang til personalmappen, kan du klage arbeidsgiver inn for Datatilsynet. Datatilsynet har påleggskompetanse, som innebærer at tilsynet kan pålegge arbeidsgiver å utlevere personal­mappen til deg.

Som medlem av Econa har du tilgang til en juridisk kunnskapsdatabase, Compendia. Denne er tilgjengelig på foreningens hjemmeside. Her kan du få mer informasjon om lagring av ansattes personopplysninger og andre arbeidsrettslige problemstillinger. Om du har ytterligere spørsmål til hva arbeidsgiver kan lagre om deg, og hvor lenge dette kan lagres, kan du gjerne ta kontakt med meg eller noen av mine kollegaer for nærmere bistand.

figur

© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS