Magma topp logo Til forsiden Econa

Mona C. Sjødal er advokatfullmektig i Siviløkonomene.

Krav til internkontroll av arbeidsmiljøet

Hvordan vi har det på jobben, påvirker oss både fysisk og psykisk. De fleste arbeider under forsvarlige forhold og opplever det meningsfylt å ha en jobb. Likevel mener over 20 prosent av arbeidstakerne at de får store helsebelastninger av å jobbe. Hvordan arbeidsmiljøet er utformet, har derfor stor betydning for ansattes helse og sosiale trivsel.

Arbeidstilsynet antar at det skjer 78 000 arbeidsskader i året, og omlag 340 000 personer er uføretrygdede. De mest hyppige diagnosene for uførepensjon er muskel- og skjelettlidelser og psykiske lidelser. De mest alvorlige skader og ulykker skjer i næringer som bygg og anlegg og jordbruk, men også arbeidsplasser uten de tradisjonelle risikoutfordringene kan gi helseplager. I typiske kontor- og kunnskapsbedrifter kan for eksempel belastningslidelser bli resultatet av dårlige arbeidsstillinger, og psykiske plager kan være resultat av langvarige konflikter eller generelt dårlig arbeidsmiljø.

For å forebygge helsebelastninger og ulykker i arbeidslivet har myndighetene pålagt alle virksomheter å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet (HMS), dette kalles også internkontroll. Bestemmelser om dette finnes i arbeidsmiljøloven § 3-1 og i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). Det stilles også krav til internkontroll av andre risikoområder, som for eksempel brann, elektrisitet og avfallshåndtering. Disse områdene faller utenfor denne fremstillingen, som kun vil ta for seg arbeidsmiljøet.

Reglene om internkontroll gir ingen kontrete krav når det gjelder HMS. Bestemmelsene stiller krav om at virksomhetene skal bruke en bestemt metode for å sikre etterlevelsen av HMS-regelverket, og at dette skal dokumenteres. Konkrete krav til HMS finnes i andre bestemmelser i arbeidsmiljøloven, fortrinnsvis i arbeidsmiljøloven kapittel 4 og tilhørende forskrifter.

Hvilke krav som stilles til systemet, er avhengig av hvilke risikoforhold som foreligger i bedriften. Rutinene behøver ikke være særlig omfattende for små bedrifter med liten risiko for arbeidsulykker eller andre negative forhold for arbeidsmiljøet. I større bedrifter eller bedrifter som har stor risiko forbundet med virksomheten, vil det stilles krav om et mer omfattende og detaljert system.

Mål

Virksomheten skal fastsette mål for HMS-arbeid på lik linje med andre mål som stilles, for eksempel budsjettmål. Målene må skrives ned og vil være retningsgivende for det videre arbeidet. Målene må tilpasses de utfordringer bedriften har når det gjelder HMS. Eksempler på mål kan være å redusere sykefraværet, å oppnå høyere medarbeidertilfredshet osv. Ved neste gjennomgang av systemet må det vurderes om de mål som er satt, er blitt nådd, og det må settes nye mål på bakgrunn av den kartleggingen som er gjennomført.

Ansvar

Det skal videre utarbeides en oversikt over bedriftens organisasjon: hvem som har ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS. Etter arbeidsmiljøloven er det arbeidsgiver som har ansvaret for at bedriften ikke bryter bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver skal ha gjennomgått opplæring i HMS. Verneombudet skal påse at bedriften følger lovens krav og skal også ha opplæring i HMS. Også andre personer som har ansvar, må gis nok kunnskap og myndighet til å kunne følge opp. Ansatte skal medvirke i HMS-arbeidet og må derfor gis opplæring og informasjon om systemet.

Kartlegge

Kjernen i det systematiske HMS-arbeidet er kravet om å kartlegge og følge opp systematisk. Gjennom å kartlegge foretas en grundig gjennomgang av hva som kan forårsake skade eller sykdom på arbeidsplassen. Hele virksomheten må gjennomgås, og det må vurderes hva som kan gå galt, og hva som kan gjøres for å hindre eller eventuelt redusere konsekvensene dersom det skulle skje. Kartleggingen skal kunne dokumenteres skriftlig.

For å kunne kartlegge må man først finne ut hvilke lover og regler som gjelder den type virksomhet bedriften utøver. Utgangspunktet er arbeidsmiljøloven kapittel 4. Lover og forskrifter finnes tilgjengelig på lovdata.no eller arbeidstilsynet.no. Arbeidstilsynet kan dessuten gi veiledning om hvordan bestemmelsene skal forstås. Når det er avdekket hvilke lovkrav som gjelder, må det kartlegges om virksomheten oppfyller de krav som stilles i lovverket.

Det stilles krav til det totale arbeidsmiljøet. Ofte skilles det mellom det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet. Det fysiske arbeidsmiljøet vil være forhold som ergonomi, lys, luft, temperatur, støy og kjemi. Det psykososiale arbeidsmiljøet er forholdet mellom mennesker og grupper av mennesker - mellom arbeidskolleger og mellom leder og ansatt.

For typiske kontor- og kunnskapsbedrifter kan for eksempel ventilasjon, støy, temperatur, lys og tilrettelegging for gode fysiske arbeidsplasser gjennom ergonomisk tilpasset stol, bord og PC være en utfordring når det gjelder det fysiske arbeidsmiljøet. For å kartlegge det fysiske arbeidsmiljøet brukes ofte kartleggingsskjemaer. Et slikt skjema må tilpasses de konkrete utfordringene i den enkelte virksomhet. Det er viktig at verneombudet og de ansatte inkluderes i dette arbeidet. Det er jo de som vet «hvor skoen trykker». Ofte gjennomføres kartleggingen av det fysiske arbeidsmiljøet ved tradisjonelle vernerunder, men det kan også gjennomføres som del av for eksempel et internt møte hvor utfordringer tas opp individuelt eller i grupper.

Når det gjelder det psykososiale arbeidsmiljøet, kan utfordringer i en kontor- og kunnskapsbedrift for eksempel være trivsel, samarbeid mellom medarbeidere, konflikthåndtering, stress og arbeidspress. Kartleggingen kan skje ved anonyme spørreskjemaer, jobbsamtaler eller gruppesamtaler.

Bedriftshelsetjenesten kan ofte hjelpe til med kartleggingen. For eksempel kan fysioterapeut vurdere om arbeidsstillinger er belastende, eller en organisasjonspsykolog kan stå for utforming, gjennomføring og analysering av medarbeiderundersøkelser.

En del av kartleggingen vil være å få oversikt over hvilke rutiner for HMS som allerede finnes. For eksempel bør det foreligge rutiner for varsling, konflikthåndtering og oppfølging av sykemeldte.

Risikovurdering og handlingsplan

Neste skritt vil være å prioritere de kartlagte utfordringene. Loven bestemmer at prioriteringen skal skje gjennom en risikovurdering. De utfordringene som er forbundet med størst risiko, skal ha høyest prioritet. Det finnes mange metoder for risikovurdering, råd og veiledning kan gis av Arbeidstilsynet.

Det må så utarbeides konkrete tiltak som fjerner eller reduserer risiko. Dette gjøres gjennom en handlingsplan. Handlingsplanen må være skriftlig og vise hvordan virksomheten vil håndtere de utfordringene som kartleggingen har påvist. Verneombudet og de ansatte bør involveres i utforming og valg av tiltak. Den som kjenner problemet, har ofte best forutsetning for å finne gode løsninger. I planen må det fremkomme konkrete tiltak, hvem som har ansvar for å utføre tiltaket, og frist for gjennomføring. Når tiltaket er gjennomført, må det fanges opp og handlingsplanen oppdateres slik at det blir dokumentert at tiltaket er gjennomført.

For å sette søkelys på HMS-arbeidet bør også handlingsplanen være et fast punkt på for eksempel ledermøter. I bedrifter med arbeidsmiljøutvalg skal handlingsplanen behandles i utvalget, eventuelt av arbeidsgiver og verneombud i fellesskap.

Arbeidsgiver har plikt til å følge opp at HMS-systemet fungerer. Det skal jevnlig gjennomføres kartlegging og oppfølging. I virksomheter uten spesielle risikoforhold vil det normalt være tilstrekkelig å utføre årlige kartlegginger. Også selve systemet må gjennomgås med tanke på evaluering jevnlig. Det stilles krav om at det systematiske arbeidet med HMS skal kunne dokumenteres. Mange bedrifter velger å ordne dokumentasjonen i en internkontrollbok i papir eller en nettbasert utgave. Det er Arbeidstilsynet som fører tilsyn med at lovens bestemmelser blir fulgt.


© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS