Magma topp logo Til forsiden Econa

Jan Grund er utdannet som cand.oecon. i sosialøkonomi fra Universitetet i Oslo og er prorektor og professor i offentlig administrasjon ved BI. Tidligere har han vært tilknyttet flere regjeringer som rådgiver, og han har vært og er leder for en rekke offentlige utvalg. Grund har utgitt ti bøker og et stort antall artikler.

Til Rikstrygdeverket for å lære risikostyring?

Noen hundre meter ovenfor, tett inntil travle Bygdøy allé, ligger Norsk Hydros hovedkontor. Idet vi passerer, lar vi stikkordet «risikostyring» vekke assosiasjoner på rekke og rad: global konkurranse, ustabile markeder, mulige miljøkatastrofer, tunge investeringer.

«- At vi for eksempel ikke klarer å få tak i alle som har krav på en ytelse, er en del av vårt risikobilde. Å spare penger er ikke vår oppgave.» «- I stedet for å ha folk som kommer utenfra og kontrollerer, bruker vi ressursene til å styrke linjen.» Dag Valla

«- Når man fokuserer på konkrete mål og på resultater, må man også fortløpende forsøke å identifisere risikomomentene.» Arild Sundberg

Men nede i svingen ved Drammensveien 60 virker verden roligere. Her henger tankene seg lettere opp i «rundskriv» enn i «risiko». Her forventer vi fremfor alt å finne byråkratisk forutsigbarhet. Likevel er det hit, til Rikstrygdeverket, vi er blitt anbefalt å gå.

Nettopp her vil vi finne et godt eksempel på bevisst styring av risiko, er vi blitt fortalt.

Går vi samtidig noen få år tilbake, vil vi selvfølgelig også finne et av forvaltningens verste eksempler på risiko ute av kontroll. Det var bak Rikstrygdeverkets tilsynelatende urokkelige fasade at TRESS 90 fikk utvikle seg til et jordskjelv av en skandale. Da prosjektet ble lansert i 1991, var Rikstrygdeverkets nye datasystem anslått å skulle koste 1,3 milliarder kroner. Fire år senere var anslagsvis noen hundre millioner kroner svidd av, og datasystemet kassert.

Det var TRESS 90-skandalen som førte til de første åpne høringene i Stortinget. Det var TRESS 90 som fikk Aftenposten til spørre daværende trygdedirektør om det ikke finnes noen «kompetanse i Rikstrygdeverket på prosjektstyring i det hele tatt?».

Kanskje er det også TRESS 90 som i ettertid har fått Rikstrygdeverket til å tenke risikostyring i alle deler av virksomheten?

Rikstrygdeverket går nå mot tusenårsskiftet med stjerne i margen etter å ha gjennomført de enorme dataforberedelsene til år 2000 bedre enn mange andre. Men det er ikke bare nye store enkeltprosjekter som får Rikstrygdeverkets ledelse til å kreve styring og kontroll med risiko. Begrepet «risiko» brukes i dag til bevisstgjøring i hele organisasjonen.

RETT YTELSE TIL RETT TID

Industrigiganten litt lengre opp i gaten skal maksimere profitt og stå til ansvar overfor sine eiere. Rikstrygdeverket har en annen agenda og et annet innhold i sitt risikobilde:

- Trygdeetatens aller viktigste mål er rett ytelse til rett tid, fastslår seniorrådgiver Dag Valla i Rikstrygdeverket. - Med risiko mener vi derfor en hendelse, eller manglende hendelse, som kan få negative konsekvenser for denne måloppnåelsen.

«Hva kan gå galt?» spør man i Rikstrygdeverket i dag. Spørsmålet skal stilles systematisk ved hvert eneste av etatens sentrale arbeidsområder. Og det etterfølges av spørsmålene: «Hva blir konsekvensen hvis noe går galt?» og «Hvilke tiltak kan settes inn?»

Med disse spørsmålene skal hver sten i trygdeetaten snus. Og på denne måten innarbeides risikotankegangen bit for bit i en av byråkratiets fremste høyborger. Et sted der man ut fra gammel tradisjon helst ville spørre hverandre: «Har vi et rundskriv som dekker dette området?»

- Vi forsøker med dette å få mer dynamikk inn i tankegangen, sier Valla.

Men risikobegrepet er fortsatt mest hjemmevant i en annen virkelighet - i en virkelighet der målet til enhver tid er økonomisk gevinst og risikoen er knyttet til økonomiske tap. Hydros aksjonærer har sannsynligvis et nokså entydig syn på konsernets risiko. Mens trygdesøkeren, trygdemottageren og skattebetaleren møter trygdeetaten med ulike krav.

- Hvordan vil en trygdesøker oppleve møtet med en etat som har satt risiko i fokus? Kan han føle seg trygg på at denne nye bevisstheten i trygdeetaten vil slå like sterkt i begge retninger - både mot for store og for små utbetalinger?

- Ja, det er helt naturlig for oss å tenke risiko på den måten. At vi for eksempel ikke klarer å få tak i alle som har krav på en ytelse, er en del av vårt risikobilde. Å spare penger er ikke vår oppgave, svarer Valla.

Men holde styr på pengene må man i trygdeetaten som i alle andre organisasjoner. - Faren for at budsjettene ikke holder, er en del av vår risiko. Vi må ha god budsjettstyring slik at vi tidlig kan varsle en eventuell budsjettsprekk, sier Valla.

Han velger dessuten å legge vekt på ett risikomoment til: at Stortinget vedtar lover og regler som ikke fungerer som forutsatt. - Det er vår oppgave å se etter at ordningene gir de resultater de er ment å gi. Vi skal ikke være politikere, men vi skal slå alarm når det er behov for det, sier Valla.

MILLIARDER PÅ SPILL

Den som vil lage beregninger rundt risikopunktene i trygdeetaten, vil fort få frem store tall. 150 milliarder kroner utbetales hvert år gjennom folketrygden, ytterligere 13 milliarder utbetales som barnetrygd. Mer enn én million nordmenn har ytelser fra folketrygden som viktigste inntekt.

Uttallige avisartikler og ulike rapporter har opp gjennom årene fortalt oss om trygdemisbruk, feilutbetalinger og sen saksbehandling. En liten feil i systemet kan fort summere seg til enorme beløp. Én enkelt saksbehandlerfeil kan være alvorlig nok for den det gjelder.

- Det er klart det er all grunn til å tenke risiko hos oss, sier Valla.

Men hva er det så som kan gå galt? Hva er det Rikstrygdeverkets ekspertise leter etter når de nå gjennomgår etatens arbeidsområder punkt for punkt?

Ett eksempel kan være tildeling og utbetaling av uførepensjon. Allerede før en kunde har henvendt seg til sitt lokale trygdekontor, kan noe ha gått galt. Informasjonen fra trygdeetaten kan ha vært for dårlig: En som rettmessig har krav på en ytelse, kan være uvitende om det. I Rikstrygdeverkets gjennomgang av egen virksomhet er dette definert som et risikopunkt.

Når en trygdesøknad er levert, kan det være nødvendig å innhente en ekspertuttalelse i tillegg til opplysningene fra distriktslegen. Ankesaker har vist at trygdeetaten ikke alltid har sittet med gode nok medisinske vurderinger i første omgang.

Når etaten treffer vedtak, er faren til stede for at saksbehandleren gjør feil. En trygdesøker kan bli sittende med for høy eller for lav uføregrad. Rene registreringsfeil kan oppstå i EDB-systemet, og utbetalingene kan bli ukorrekte fordi man glemmer å samordne med andre ytelser.

Konsekvensene kan bli feil utbetalinger til trygdemottageren. Men det kan også føre til feil bokføring og feil i den statistikken som senere blir brukt som beslutningsgrunnlag.

Det er ikke småpenger Rikstrygdeverkets folk leter etter med en slik gjennomgang av etatens arbeidsområder: 30 milliarder kroner utbetales hvert år i uførepensjoner her i landet. Summene er store, både for samfunnet og for den enkelte trygdemottager.

STYRING AV STATENS MIDLER

Ikke minst på grunn av TRESS 90 ble Rikstrygdeverket møtt med sterkere krav om styring og kontroll. Dessuten omfattes etaten av det nye økonomireglementet for staten. Det ble vedtatt i 1996 og setter krav til mål- og resultatstyring. Siktemålet er en mer effektiv styring og utnyttelse av statlige midler og bedre mål- og resultatoppnåelse.

Det er mange som vil følge nettopp Rikstrygdeverkets håndtering av det nye økonomireglementet med spesiell interesse. Rikstrygdeverket ledes i dag av Arild Sundberg, gjerne omtalt som «økonomireglementets far». Han ble ansatt som assisterende trygdedirektør, men har siden fungert i stillingen som trygdedirektør mens Dagfinn Høybråten sitter Regjeringen. Det regelverket han selv var med på å utforme i Finansdepartementet, får han nå prøve ut i praksis.

- Hos oss har økonomireglementet også fått drahjelp av vår egen interne trygderevisjonsutredning, mener Valla. Denne utredningen førte til at den gamle trygderevisjonen ble nedlagt med virkning fra 1.1.1999. Inntil da hadde trygderevisjonen med sine 220 årsverk en meget sentral rolle når det gjaldt å kontrollere kvaliteten i tjenestene fra alle landets trygdekontorer, fylkestrygdekontorer og Rikstrygdeverket sentralt. I dag kan vi finne igjen 20 av årsverkene i en internrevisjon som er direkte underlagt trygdedirektøren, mens ansvaret for kvalitetssikring fullt ut er flyttet inn i organisasjonen - til linjen. Dette er en omlegging som Valla, tidligere leder av trygderevisjonen, argumenterer for.

- I stedet for å ha folk som kommer utenfra og kontrollerer, bruker vi ressursene til å styrke linjen. Gjennom trygderevisjonsutredningen har vi satt fokus på hva linjeorganisasjonen bør ha kontroll med selv, sier han.

På bordet foran ham ligger et rykende ferskt dokument, «Administrativ kvalitetssikring i trygdeetaten». I løpet av kort tid skal dette distribueres ut til alle etatens enheter.

«Formålet med dette dokumentet er å gi innhold til og en helhetlig struktur på arbeidet med administrativ kvalitetssikring (AKS) i trygdeetaten. AKS er i den sammenheng et samlebegrep for alle de tiltak, ordninger og systemer mv. som iverksettes for å gi rimelig sikkerhet for at fastsatte mål på alle nivåer i etaten nås,» heter det her.

RISIKOVURDERING I ALLE TILTAK

- I sin ideologi er dette likt noe en i dag finner overalt. Dette er en internasjonal trend, inspirert av private selskaper. Her hos oss har vi laget vår egen definisjon, tilpasset vår organisasjon, sier Valla.

Dokumentet, som snart blir lesestoff på alle landets trygdekontorer, forlanger at«risikovurdering må foregå i alle tiltak, aktiviteter, grupper, avdelinger og kontorer på alle nivåer i etaten ut fra de målene som er satt for disse».

Landets trygdesjefer vil finne følgende huskeliste for hva det skal settes fokus på i en risikoanalyse:

  • Hva kan gå galt (hendelse eller mangel på hendelse)?
  • Hvor stor sannsynlighet er det for at hendelsen inntreffer?
  • Hvor stor betydning vil hendelsen ha i forhold til det aktuelle mål dersom den inntreffer?
  • Hvilke tiltak skal settes inn?

- En trygdesjef kan ikke ustoppelig overfalle sine ansatte med krav om risikoanalyse, men han skal gjøre det når det er viktig. Selve tankegangen er velegnet i mange sammenhenger, men kjernen i all vår virksomhet er at publikum skal få de ytelsene de har krav på. Det er i denne sammenhengen at administrativ kvalitetssikring blir viktigst, sier Valla, som også velger å legge til:

- Vi må passe på så ikke administrativ kvalitetssikring ender opp som et utålelig byråkrati som ingen orker å ha noe med å gjøre.

Han understreker også at ikke alt er funnet opp her og nå, selv om en tankegang systematiseres og kvalitetssikringen intensiveres: - Spør du meg om hva som er viktigst for sluttresultatet, risikoanalyser eller gode rundskriv fra Rikstrygdeverket, blir jeg svar skyldig. De gamle rundskrivene hadde riktignok ikke overskriften «risikoanalyse», men de hadde samme hensikt, nemlig å sikre at alle får det de har rett på.

I overordnet forstand mener Valla at det også er risikostyring det dreier seg om når Rikstrygdeverket ved årets begynnelse sender ut mål- og disponeringsbrev til landets fylkestrygdekontorer. I tillegg til å formidle budsjett og generelle krav til alle enheter har Rikstrygdeverket nå også begynt å bruke dette årlige brevet til å stille spesifikke krav. Her kan det for eksempel komme beskjed om at saksbehandlingstiden i et fylke må kortes ned.

SENT, MEN GODT?

Trygdeetaten er sent ute med å ta i bruk intranett. Det er imidlertid omfattende planer for denne nye arenaen, og den vil bli sentral for det videre arbeidet med administrativ kvalitetssikring.

Når ekspertene sentralt i Rikstrygdeverket er ferdige med sin systematiske gjennomgang av risikopunktene i etaten og dette har vært ute på høring, skal resultatet legges ut på intranett. Da er turen kommet til det enkelte trygdekontor: Hvorfor kan dette gå galt hos oss, eller hvorfor kan detteikke gå galt for oss, skal den enkelte enhet spørre seg.

Fra det samme skjermbildet på intranettet skal det også bli mulig å finne frem til alle lover, forskrifter og hjelpemidler som er relevante for å ha kontroll med virksomheten. Det er også laget egne rubrikker for «Kvalitetsmiljøet» og «Oppfølging/evaluering».

Slik rykker dokumentet «Administrativ kvalitetssikring i trygdeetaten» nærmere den enkelte saksbehandler i etaten - og dermed også nærmere virkeligheten for den enkelte trygdesøker og trygdemottager.

- På denne måten kan vi også dele kunnskap. I en stor etat som vår er det viktig at ikke alle behøver å finne opp hjulet på nytt hver gang, sier Valla.

Han synes det er bra å se at det omfattende arbeidet som nå pågår for å systematisere kvalitetssikringen i etaten, har ført til bevissthet om svake punkter. Og stolthet over det som fungerer godt.

- Det er allmenn enighet om at vi har klart å øke bevisstheten rundt risikostyring, men vi har en vei å gå når det gjelder å bli bedre i praksis. Når det gjelder risikostyring i enkeltprosjekter, er vår etat i dag kommet langt. Så gode som vi er blitt i prosjektstyring, må vi også ha som mål å bli i resten av vår virksomhet, sier Valla.

- Men vil ikke alt dette som nå settes igang, først og fremst føre til at dere bruker enda mer tid på å skyve enda flere papirer mellom dere?

- Nettopp på grunn av faren for det har vi minnet oss selv om noen prinsipper for det videre arbeidet. «Enkelt og godt nok» er ett av våre mottoer. Jeg tror dessuten at intranett både vil øke tilgjengeligheten og redusere kostnadene, svarer Valla.

Han understreker at målet er «rimelig sikkerhet», ikke 100 prosent sikkerhet. - Det ville bli for kostbart og krevende å forsøke å gardere seg mot all risiko. Men restrisikoen skal være veloverveid, det vil si en risiko man kan leve med. Fortsatt kan det oppstå feil, men vi skal ha kommet til et punkt der vi ikke vil bruke mer ressurser på å redusere risikoen.

- Vil vi neste år kunne komme tilbake og se at tiltakene har ført til bedre risikostyring i trygdeetaten? For eksempel at feilutbetalingene er blitt færre og behandlingstiden kortere?

- I år 2000 vil vi ikke kunne dokumentere det. Det å dokumentere utviklingen er vanskelig, men det er også noe av det vi jobber med. Vi har alltid hatt kvalitetsundersøkelser i vår etat, men det ville være positivt om vi fikk frem tallstørrelser som kan vise utviklingen over tid.


© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS